Il existe de nombreuses plateformes de stockage cloud. Des nouvelles apparaissent régulièrement, chacune avec ses propres caractéristiques qui tentent d'inciter les utilisateurs à les adopter. Mais la plupart des entreprises et des organisations utilisent encore quelques acteurs majeurs tels que SharePoint, Google Workspace, Dropbox, Egnyte et Box.
Mais lequel convient le mieux à votre cas d'utilisation?
En fonction de ce que vous avez besoin d'une plateforme de stockage, l'une d'entre elles peut s'avérer être le choix marquant et vous apporter le plus d'avantages. Pour déterminer laquelle est la meilleure, il faut toutefois effectuer de nombreuses recherches et savoir quelles sont les fonctionnalités les plus importantes pour votre organisation.
Nous avons compilé un aperçu rapide des plus grands acteurs du stockage cloud et de leurs avantages et inconvénients afin que vous puissiez vous faire une idée de la plateforme de stockage cloud qui vous convient le mieux et de la manière dont vous pouvez y migrer vos données avec succès.
Presque tout le monde utilise le stockage cloud pour la même raison principale: le stockage et la récupération simples de fichiers avec redondance. Vous ne voulez pas avoir à vous soucier de l'espace de stockage ou d'un disque dur défectueux qui gâcherait tout.
Par ailleurs, les fournisseurs de services de stockage cloud modifient la façon dont ils gèrent les autres fonctionnalités en fonction du type de cas d'utilisation qu'ils ciblent. Certains mettent l'accent sur la facilité de collaboration entre les équipes, tandis que d'autres se concentrent sur la sécurité et la conformité des données. En raison de ces différences, il existe des différences majeures dans la manière dont ces fonctionnalités sont gérées.
L'une des principales raisons de l'essor du stockage cloud est que de nombreuses plateformes permettent le travail collaboratif. Selon la plateforme utilisée, plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur le même document, même si elles se trouvent à des endroits différents sur la planète.
Si toutes les plateformes de stockage cloud que nous présentons ici vous permettent de partager facilement des documents, elles ne sont pas toutes conçues pour le travail collaboratif simultané. L'accent est parfois mis sur la sécurité du partage et la conformité plutôt que sur les fonctionnalités permettant aux utilisateurs de prendre des notes et d'effectuer des modifications en direct simultanément.
Dans les secteurs les plus réglementés, comme la santé et la finance, la conformité des données sera au premier plan.
Pour certaines plateformes de stockage cloud, la conformité est une pensée après coup, alors que pour d'autres, elle est primordiale. Si vous souhaitez simplement partager des documents avec des collègues au moyen d'un lien, une suite robuste d'outils de conformité est probablement superflue. En revanche, si vous transférez des informations financières détaillées, vous devez vous assurer que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux fichiers et les consulter.
Tous les principaux fournisseurs de services de stockage cloud chiffrent les données au repos et en transit, mais certaines plateformes offrent des fonctions supplémentaires pour assurer la sécurité des données. Certaines fonctions de sécurité concernent l'ouverture de session, comme l'authentification multifactorielle et le SSO, tandis que d'autres protègent contre des logiciels malveillants, comme les sauvegardes automatiques qui protègent contre les rançongiciels.
Les paramètres de partage et d'autorisation sont également plus avancés sur certaines plateformes. Toutes permettent aux utilisateurs de partager des fichiers et des dossiers avec des personnes spécifiques, mais certaines plateformes ajoutent des options telles que des dates d'expiration, des limites d'accès, une protection par mot de passe, etc. Certaines plateformes disposent également d'une détection active des menaces et vous permettent d'utiliser des clés cryptographiques pour mieux protéger les fichiers importants.
Si vous faites partie d'une grande organisation, il y a de fortes chances que vous utilisiez beaucoup d'espace. La plupart des fournisseurs de services de stockage cloud n'imposent pas de limite technique à l'espace dont vous disposez - ils vous laisseront volontiers payer pour de l'espace supplémentaire par rapport à leurs plans habituels - mais il existe d'autres limitations d'espace qui peuvent poser problème.
L'une d'entre elles est la profondeur des dossiers. Certains fournisseurs ne voient pas d'inconvénient à ce que vous ayez des dossiers de 30 niveaux de profondeur, tandis que d'autres imposent une limite stricte. Il en va de même pour la taille d'un seul fichier. Pour certaines plateformes, le maximum est de 100 Go, alors que d'autres peuvent aller jusqu'à 250 Go, voire plus. Si vous devez régulièrement déplacer des fichiers très volumineux, vous devez vous assurer que la plateforme de stockage peut les prendre en charge.
Il est important de s'assurer que les bonnes personnes ont accès aux bons fichiers, et parfois uniquement les bonnes personnes. Vous ne voulez pas que des informations sensibles ou confidentielles tombent entre les mains de quelqu'un à qui elles ne sont pas destinées, et si vous travaillez dans une organisation segmentée, les autorisations devraient être une caractéristique importante à rechercher.
En règle générale, vous pourrez partager des objets avec des personnes et spécifier qui peut les voir. Mais différentes plateformes permettent différents niveaux d'accès, tels que des options de lecture et d'écriture seulement ou même des dossiers privés nécessitant un mot de passe. Il peut également y avoir différents niveaux de lecteurs avec des niveaux d'accès ou des sous-organisations, et différentes règles de partage.
Il existe des tonnes de plateformes de stockage, mais nous nous concentrerons sur les plus populaires que les entreprises et les équipes utilisent aujourd'hui pour nos aperçus: SharePoint, Dropbox, Google Workspace, Egnyte et Box.
La migration la plus courante que nous observons chez Movebot est celle des organisations qui migrent des données vers SharePoint. Pourquoi SharePoint est-il si populaire et pourquoi le nombre d'utilisateurs augmente-t-il sans cesse?
La principale raison que nous entendons est l'intégration avec les produits Microsoft et l'ensemble de l'écosystème. Pendant des années, Microsoft Office était vraiment la seule option pour des applications de travail de haute qualité. La plupart des gens ont utilisé Word, Excel et PowerPoint, en particulier dans un environnement de bureau. Et après avoir utilisé ces programmes pendant des décennies, de nombreux travailleurs s'y habituent et apprennent à en tirer le meilleur parti, avec leurs raccourcis et leurs bizarreries.
C'est ce qui rend SharePoint inestimable pour de nombreuses organisations, en particulier les plus grandes et les mieux établies, qui auraient besoin de beaucoup d'efforts pour former leurs employés à de nouvelles applications.
En tant que plateforme de stockage cloud, SharePoint est probablement la plus inhabituelle du groupe. Au lieu des lecteurs d'utilisateurs et d'équipes que la plupart des plateformes utilisent, SharePoint organise les informations dans des sites web, qu'il définit comme un endroit pour « stocker, organiser, partager et consulter des informations de façon sécurisée à partir de n'importe quel appareil ». Les sites peuvent être soit des sites d'équipe, qui sont des espaces privés pour des équipes individuelles, soit des sites de communication, destinés à partager des informations avec un public plus large.
Pour stocker et partager des fichiers, vous devez d'abord créer un site. Lors de la création du site, vous pouvez définir le niveau de confidentialité et de sensibilité (si vous traitez des informations sensibles) et ajouter des membres de l'équipe et des propriétaires de site. Microsoft propose des modèles préétablis pour les types d'utilisation les plus courants, mais vous pouvez également créer un site à partir de zéro.
Lorsque le site est créé, vous devez créer au moins une bibliothèque de documents pour pouvoir stocker des fichiers. Vous pouvez adapter le reste du site à votre convenance. Ces sites fonctionnent comme des sites web, mais leur accès est réservé à des membres spécifiques. Il s'agit en fait d'un intranet privé avec des possibilités de partage de fichiers.
SharePoint offre de nombreuses possibilités de partage de fichiers. Les organisations peuvent avoir des sites concentrateurs, qui peuvent relier des sites, qui peuvent contenir des groupes, qui peuvent contenir des utilisateurs individuels. Chaque niveau peut avoir des autorisations différentes afin que chacun ait accès aux bonnes informations. Vous pouvez ensuite partager des fichiers à ces différents niveaux en fonction des personnes qui ont besoin d'y accéder.
Autre option très prisée, Google Workspace (anciennement G-suite) est la version professionnelle des comptes Google personnels, avec des fonctionnalités d'équipe étendues. Google Workspace est un ensemble d'applications de collaboration comprenant Gmail, Calendar, Chat, etc. L'élément le plus important ici est le Drive, qui est l'endroit où les fichiers sont stockés pour le stockage cloud.
Google Workspace propose deux types de Drive: Les Drive partagés sont partagés au sein de l'organisation ou entre des membres spécifiques qui ont un accès complet à tous les fichiers qu'ils contiennent, et chaque utilisateur dispose également d'un Drive personnel pour ses fichiers personnels. Les fichiers des Drive personnels peuvent toujours être partagés, mais seul l'utilisateur individuel a accès aux fichiers de son Drive par défaut.
Les organisations peuvent créer 30 000 Drive d’équipe, chacun d'entre eux pouvant être doté de ses propres autorisations de partage. Créez un Drive Comptabilité uniquement pour l'équipe Comptabilité, un Drive Ventes et Marketing pour les ressources partagées, etc. Chaque utilisateur dispose de son propre calendrier, mais vous pouvez également créer des calendriers de groupe pour les réunions et les emplois du temps partagés.
L'espace de travail Google est conçu pour faciliter la recherche des fichiers sur lesquels vous travaillez activement. Les onglets de navigation par défaut dans Drive incluent Récent et Suivis, ainsi que Partagés avec moi pour les fichiers partagés avec vous et dont vous n'êtes pas propriétaire. Vous pouvez également créer des espaces de travail pour les fichiers que vous utilisez activement afin d'accéder rapidement à 25 de vos fichiers les plus importants, répartis sur plusieurs Drive.
L'architecture des fichiers de Google Workspace est unique. Contrairement à d'autres systèmes de stockage cloud qui imposent des limites strictes aux noms de fichiers et de dossiers, Google ne les impose pas. Vous pouvez utiliser n'importe quel caractère dans vos noms, et vous pouvez même avoir plusieurs fichiers avec le même nom au même endroit. C'est une bonne chose pour la liberté de nommer et d'organiser les fichiers comme vous le souhaitez, mais cela peut entraîner des difficultés si vous vous retrouvez avec des fichiers portant le même nom, ce qui peut prêter à confusion.
En ce qui concerne la collaboration, Google Workspace permet à la fois de modifier en direct et d'ajouter des commentaires dans les fichiers Google. Les fichiers Google sont des types de document propriétaires tels que Google Docs, Sheets et Slides qui sont hébergés en ligne et peuvent être consultés à plusieurs endroits à la fois. Ils présentent des fonctionnalités similaires à celles des fichiers de la suite Microsoft Office, à ceci près qu'ils ne sont utilisables qu'au sein de Google, à moins que vous ne les téléchargiez en tant que type de fichier compatible.
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Contrairement à Google et à Microsoft qui ont ajouté le stockage cloud aux autres services offerts, Dropbox a été conçu dès le départ comme une plateforme de stockage cloud et de collaboration. Cela lui confère un avantage en matière de partage de fichiers et de collaboration, mais il lui manque d'autres fonctionnalités essentielles pour les équipes, telles que les calendriers intégrés et les appels vidéo en direct.
Dropbox propose différents types de dossiers, similaires aux dossiers d'autres plateformes. Les dossiers normaux sont réservés aux comptes individuels, tandis que les dossiers partagés sont partagés avec un groupe plus large. Il est également possible de protéger des dossiers spécifiques par un mot de passe pour un meilleur contrôle.
L'une des caractéristiques les plus remarquables de Dropbox est la synchronisation, qui permet aux utilisateurs d'accéder à tout ce qui se trouve dans le cloud à partir de leur ordinateur sans que cela n'occupe de l'espace. Seule une petite quantité de métadonnées, telles que le nom du fichier, est affichée sur le disque dur local. Cela permet aux utilisateurs de travailler à partir de leurs propres appareils et de tout voir sur le cloud, mais de n'utiliser l'espace que pour les fichiers actifs.
En mettant l'accent sur la collaboration, Dropbox dispose également de puissantes fonctions de gestion des versions. Les versions sont sauvegardées automatiquement dans le cloud sans occuper d'espace de stockage supplémentaire, et il suffit de choisir Historique des versions et de revenir en arrière. Dans les comptes Business, les versions sont conservées pendant un an avant d'être effacées.
Dropbox propose également d'autres fonctionnalités utiles pour la collaboration. L'une d'entre elles est Dropbox Capture, un moyen rapide d'effectuer des enregistrements vidéo et de les sauvegarder dans le cloud. Dropbox Paper est également inclus, conçu pour rédiger des idées en collaboration, avec des notes détaillées sur les modifications apportées par chacun, afin que tout le monde reste informé. Les documents créés dans Dropbox Paper utilisent un type de fichier spécial .paper et ne sont donc pas utilisables en dehors de Dropbox.
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Entièrement destiné aux entreprises, Egnyte est une solution de stockage cloud conçue pour aider les organisations à stocker des fichiers et à les partager en toute sécurité au sein de l'équipe. Parmi ses fonctionnalités figurent la détection des problèmes, comme la surveillance des activités suspectes, les contrôles de gouvernance d'accès avec des autorisations granulaires, la conformité des données et des options permettant de filigraner les fichiers.
Pour le partage de fichiers et la collaboration, Egnyte dispose des fonctionnalités essentielles telles que l'option d'accès aux fichiers depuis n'importe quel appareil, l'édition simultanée de documents et les commentaires. Il intègre également des flux de travail d'approbation qui peuvent être personnalisés pour envoyer des demandes d'approbation à des personnes spécifiques pour approbation ou rejet. Cela va plus loin pour certaines industries comme les sciences de la vie qui exigent des approbations par signature numérique pour répondre aux normes GxP. En ce qui concerne la taille des fichiers, la limite est de 100 Go pour tous les plans.
Lorsqu'il s'agit d'industries sensibles comme les sciences de la vie et la finance, Egnyte adopte une approche inhabituelle en ayant des spécialistes qui se concentrent sur tout ce qui permet de garder les données sécurisées et conformes dans ces industries. Les utilisateurs potentiels de ces secteurs peuvent discuter avec un spécialiste avant de s'inscrire, et Egnyte a prédéfini des modèles de conformité sectorielle ainsi que la conformité régionale afin que les organisations puissent répondre à leurs exigences.
Egnyte a également ajouté récemment le moteur Egnyte Content Intelligence Engine, qui utilise l'IA pour générer des résumés et extraire des informations clés des fichiers. Il peut également générer des descriptions textuelles de vidéos et d'images, étiqueter automatiquement les documents sensibles et appliquer sélectivement des contrôles DLP. Le moteur peut aider à optimiser l'infrastructure et à identifier les données qui pourraient être prêtes à être archivées ou supprimées.
Mettant l'accent sur la sécurité, Box est une plateforme de stockage cloud qui dispose de contrôles de sécurité avancés adaptés à des secteurs tels que la santé, le secteur public et la finance.
Pour la collaboration, Box dispose de deux outils uniques, Box Notes et Box Canvas. Box Notes permet aux utilisateurs de créer des plans et des calendriers structurés et de les modifier ensemble. Box Canvas est un tableau blanc virtuel qui propose des chats, des post-it, des votes et d'autres outils pour aider les équipes à collaborer et à décider des meilleurs résultats pour un projet. Lorsque des documents doivent être signés, Box Sign permet aux utilisateurs de créer des signatures numériques et de les demander à d'autres personnes, ainsi que de suivre la progression des documents envoyés.
La sécurité et la conformité étant des priorités pour Box, l'entreprise propose de nombreuses fonctionnalités dans ces domaines. L'une d'entre elles est Box Shield, une section de la console d'administration entièrement consacrée à la protection des données et à la sécurité. Box Shield peut classer automatiquement les données sensibles, détecter les logiciels malveillants, mettre en place des contrôles sur les fichiers sensibles tels que les informations confidentielles, et empêcher le partage accidentel d'informations grâce à de solides politiques de sécurité personnalisables.
La rétention des données en est une autre. Box permet de mettre en place des politiques complètes de conservation des données afin de respecter les normes de conformité et de protéger les données contre la suppression. Elles peuvent également être définies de manière à supprimer définitivement les données lorsqu'elles ne peuvent plus être conservées légalement. Les politiques de conservation peuvent être définies par dossier et s'appliquer à tout ce qui s'y trouve, et les utilisateurs peuvent créer plusieurs politiques de conservation pour les appliquer à des dossiers ayant des exigences différentes.
Quelle que soit la plateforme qui convient à votre organisation, vous pouvez y migrer vos données rapidement et facilement avec Movebot. En prenant en charge les migrations vers et depuis Box, Egnyte, Dropbox, Google Workspace, SharePoint et des dizaines d'autres, Movebot facilite la migration des données. La connexion de votre plateforme existante ne nécessite que quelques étapes, et vous pouvez commencer à migrer des données en quelques minutes.
Movebot permet de migrer des données entre plus de 30 plateformes de stockage, dans les deux sens. Outre les plateformes de stockage cloud les plus populaires, vous pouvez également migrer vers et depuis des serveurs de fichiers sur site et des appareils NAS.
Mais les fichiers ne sont pas les seuls que Movebot peut gérer. Les courriels, les contacts et les calendriers peuvent également être migrés. Cela signifie que si vous devez effectuer une migration complète d'une organisation d'une plateforme à une autre, comme Google Workspace vers Microsoft 365, et migrer des fichiers, des utilisateurs et des boîtes aux lettres, Movebot peut tout faire. Et le faire rapidement. Migrez des téraoctets par jour sans infrastructure, sans machines virtuelles, sans rien de tout cela. Tout est géré dans l'interface web, Movebot se charge de toutes les tâches lourdes à votre place.
Si vous voulez vous rendre compte par vous-même de la rapidité et de la facilité de Movebot, il vous suffit de vous inscrire. Chaque compte reçoit 250 Go de données gratuites à migrer, sans carte de crédit, aucun besoin de passer par un appel de vente, ou quoi que ce soit d'autre. Il vous suffit de vous inscrire, de connecter vos plateformes et d'essayer pour voir si Movebot vous convient.