En règle générale, lors d'une fusion ou d'une acquisition, la nouvelle entreprise conserve les meilleurs éléments de chaque entreprise. Mais qu'en est-il des fichiers? La plupart du temps, une fusion ou acquisition implique une migration de données à grande échelle d'un système à un autre. Il peut s'agir d'une migration d’un cloud à un autre ou d'un serveur sur site vers le cloud.
La migration devrait être rapide pour atténuer le changement de structure et de gestion, et simple pour réduire le stress de chacun. L'accès aux données nécessaires est crucial pour effectuer des mises à jour après la fusion. Par conséquent, plus les systèmes sont intégrés rapidement, meilleurs sont les résultats.
Afin de rendre une fusion ou une acquisition moins stressante pour tout le monde, il est essentiel de suivre les bonnes pratiques pour les trois phases du processus de migration des données: la planification de la migration des données, le travail pendant la migration, ainsi que l'évaluation et la maintenance
Planifiez la migration des données
Essayez d'effectuer une migration de données sans planification, c'est comme essayer d'emménager chez les voisins d'en face sans les prévenir et sans s'assurer qu'ils ont de la place pour vous. Même s'ils vous ont invité - comme dans le cas d'une acquisition - vous ne pourrez peut-être pas tout apporter et vous devrez vous adapter à leur mode de vie.
Idéalement, la planification de la migration des données devrait commencer avant la finalisation de l'accord. Ensuite, une fois la fusion ou l'acquisition réalisée, les deux entreprises distinctes peuvent se rationaliser et avoir accès aux outils et aux données dont elles ont besoin pour commencer à apporter des améliorations.
Plus les équipes planifient tôt la migration des données, plus elle sera facile à réaliser. Pour que la transition se fasse en douceur, il est important de créer une équipe de migration des données, d'évaluer le stockage des fichiers existants, de planifier la migration et les détails, ainsi que de rechercher et de choisir un outil de migration des données.
Créez une équipe de migration des données
Quelqu'un doit être chargé de la migration, et il est utile de constituer une équipe si vous le pouvez. Si possible, cette équipe doit être composée de membres des deux entreprises qui comprennent comment les fichiers et les données de chaque entreprise sont actuellement gérés.
L'équipe chargée de la migration des données doit avoir une vue d'ensemble des données des deux organisations afin d'avoir une vision précise des données, de voir comment elles sont organisées et de planifier la façon dont elles seront structurées après la fusion ou l'acquisition. En ayant des membres d’équipe bien informés et familiarisés avec les systèmes en place, l'équipe peut décider des systèmes et des méthodes à conserver et de ceux à remplacer.
Évaluez le stockage de fichiers existant
Chaque équipe aura une façon différente de stocker et de nommer les fichiers. Il se peut également qu'elles utilisent des plateformes de stockage cloud différentes. À terme, ces groupes de données devront être consolidés sur une plateforme unique, et c'est à l'équipe chargée de la migration des données qu'il incombe de décider laquelle servira le mieux l'entreprise fusionnée. Même si les deux entreprises utilisent la même plateforme, comme Google Workspace, il y aura toujours des problèmes à résoudre.
Outre le choix d'une plateforme, l'équipe chargée de la migration des données doit déterminer s'il est nécessaire de migrer toutes les données ou non. Il peut être préférable de laisser de côté certaines charges de travail ou certaines données. Par exemple, il peut être préférable d'archiver les données qui ne sont pas pertinentes pour la nouvelle entreprise (le stockage en bloc comme Amazon S3, Azure, Backblaze ou Wasabi sont d'excellents endroits pour archiver les données tout en les conservant dans le cloud) parce que personne n'aura besoin d'y accéder régulièrement. Il est également utile de trouver où sont stockées les données importantes et de garder une trace de ces informations, surtout si l'équipe chargée de la migration des données a besoin de l'approbation des parties prenantes avant de prendre une décision.
Planifiez la migration en détail
Une fois la décision prise quant à la plateforme de stockage à utiliser, il est essentiel de planifier la migration en détail. Plus le plan est complet, moins il y a de chances qu'un problème survienne. Il y a de nombreux éléments à prendre en compte, mais voici quelques questions importantes à garder en tête:
- Les données seront-elles migrées en une seule fois ou par lots?
- Les autorisations existantes doivent-elles être préservées ou seront-elles redéfinies après la migration?
- Les noms de répertoires et/ou de fichiers devront-ils être modifiés avant la migration afin d'éviter les doublons?
- Comment informerez-vous les équipes des migrations susceptibles d'affecter leur flux de travail?
- Existe-t-il un calendrier prévu pour la migration et est-il réalisable compte tenu de la quantité de données à migrer?
- Les noms et les types de fichiers peuvent-ils être migrés sans erreur dans le nouveau système?
- Êtes-vous en mesure d'effectuer une analyse préalable à la migration pour détecter les problèmes potentiels avant de procéder à la migration?
Plus vous pouvez répondre à des questions à l'avance, moins elles risquent d'être soulevées durant la migration.
Recherchez et choisissez un outil de migration des données
Une fois que vous savez comment vous souhaitez effectuer la migration, assurez-vous d'utiliser un outil qui répondra à vos besoins. Il doit être facile à utiliser, sécurisé, avoir des vitesses de migration rapides et répondre aux exigences de votre plan de migration. Par exemple, si l'équipe chargée de la migration des données décide de préserver les autorisations, l'outil doit être capable de migrer ces autorisations.
Movebot est un outil de migration facile à utiliser qui permet de migrer les utilisateurs et les autorisations, ainsi que des options pour corriger automatiquement les caractères illégaux dans les noms de fichiers, les noms dupliqués, préserver les temps de modification existants, et bien plus encore.
La vitesse de Movebot est également inégalée, avec la capacité de migrer 5 à 10 To par jour entre la plupart des plateformes, ce qui signifie qu'il y a moins de temps passé à attendre que les données soient migrées.
Le coût est un autre facteur important, et les fonctions de migration de fichiers de Movebot sont nettement moins chères que celles d'autres options. Movebot utilise une tarification simple par To sur la base d'un paiement à l'utilisation, sans coût par usager ou autres.
Travaillez pendant la migration de données
La communication est essentielle pour les employés qui travaillent pendant une migration de données. Y aura-t-il des fichiers qu'ils ne pourront pas toucher pendant un certain temps ou des dossiers qu'ils devront éviter? Si c'est le cas, informez les équipes concernées dès que possible des perturbations possibles. Selon l'outil que vous utilisez, il peut y avoir d'importantes perturbations pendant la migration.
Movebot minimise ces perturbations, mais les travailleurs doivent tout de même tenir compte de certains éléments. Par exemple, comme Movebot n'a jamais accès au contenu des données, il ne supprime pas de fichiers. Les nouveaux fichiers créés pendant la migration peuvent être migrés lors d'une migration delta, mais les fichiers supprimés après la migration ne seront pas affectés. Procéder à des restructurations massives, comme supprimer ou renommer des fichiers et des répertoires pendant une migration, est une mauvaise idée, quel que soit l'outil utilisé, et ces changements doivent être effectués lors de la phase de planification ou après, si nécessaire.
Certains outils de migration, comme Movebot, vous permettent également de visualiser les performances en temps réel, afin que vous puissiez voir la quantité de données migrées et les éventuelles erreurs. Le suivi de ces états peut faciliter la gestion de la maintenance après une migration.
Évaluation et maintenance
Migrer toutes les données n'est pas la fin de la migration lorsque vous avez de grandes quantités de données, comme dans le cas d'une fusion ou d'une acquisition. Il existe quelques bonnes pratiques qui peuvent aider tout le monde à se préparer à la nouvelle réalité. Il s'agit notamment des migrations delta, de la familiarisation des équipes avec les nouveaux processus et de l'analyse et de la mise à jour des flux de travail.
Migrations delta
Les fusions et acquisitions ayant tendance à traiter de grandes quantités de données, il est fort probable que des fichiers aient été mis à jour au cours de la migration. Si votre outil de migration prend en charge les migrations delta, il peut analyser la source et la destination et ne migrer que les fichiers qui ont été mis à jour ou ajoutés. Movebot prend en charge les migrations delta et peut être configuré pour n'effectuer que des migrations delta, de sorte qu'il n'y a aucun risque de migrer des fichiers qui l’ont déjà été.
Familiarisez les équipes avec les nouveaux processus
Une fois les fichiers migrés vers la nouvelle plateforme, il faudra un certain temps aux employés pour s'habituer au changement. Il peut y avoir de nouvelles façons d'organiser les fichiers et de nouvelles étapes pour la vérification et l'approbation, comme la migration des fichiers dans différents répertoires pour les différentes étapes d'un projet. Il est utile de laisser aux employés le temps de s'adapter à la nouvelle plateforme et de leur fournir des politiques, des procédures et des scénarios d'utilisation auxquels ils pourront se référer si nécessaire.
Analysez et mettez à jour les flux de travail
Il peut être difficile de modifier les flux de travail et les processus une fois qu'ils ont été décidés, mais il est important d'être flexible et de s'assurer qu'ils s'adaptent à la nouvelle organisation. En ce qui concerne l'architecture et la gestion des fichiers, il y a quelques questions importantes à garder à l'esprit au cours des premiers mois d'une fusion ou d’une acquisition:
- Les équipes peuvent-elles trouver les fichiers dont elles ont besoin?
- Les bonnes personnes ont-elles accès aux fichiers nécessaires?
- Les conventions de dénomination des fichiers sont-elles logiques et respectées?
- Est-il possible d'accéder aux anciennes versions des fichiers en cas de besoin?
- La nouvelle plateforme comporte-t-elle des fonctionnalités supplémentaires susceptibles d'améliorer les flux de travail?
Des évaluations régulières, en particulier dans les premières phases d'une fusion ou acquisition, peuvent contribuer à faciliter la transition et à l'améliorer pour toutes les parties concernées.
Envisagez-vous de migrer des données dans le cadre d'une fusion ou d'une acquisition?
Après une fusion ou une acquisition, il peut s'écouler un certain temps avant que les employés ne travaillent de manière fluide sur une nouvelle plateforme. Mais en planifiant la migration des données, en sachant comment travailler pendant la migration et en évaluant et en maintenant les flux de travail sur la nouvelle plateforme, le processus peut se dérouler sans heurts et être plus facile pour les employés.
Si vous devez migrer des données dans le cadre d'une fusion ou d'une acquisition, découvrez Movebot. Facile à utiliser, il offre des vitesses de migration rapides et plusieurs fonctionnalités qui facilitent la transition vers une nouvelle plateforme. Inscrivez-vous pour un essai gratuit ou contactez-nous pour en savoir plus ou pour planifier une démonstration.
