La migration des fichiers et des données de SharePoint vers Google Drive peut s'avérer complexe, car les deux systèmes gèrent différemment le stockage et les flux de travail pour la collaboration. Toutefois, avec une planification minutieuse et le respect des bonnes pratiques, vous pouvez vous assurer une migration en douceur entre ces plateformes.
Guide des bonnes pratiques de SharePoint à Google Drive
Ce guide présente quelques bonnes pratiques spécifiques pour la migration de SharePoint vers Google Drive, y compris des conseils et des astuces pour éviter les problèmes les plus courants.
Évaluez et planifiez
Avant de migrer des fichiers, faites un inventaire complet des données que vous avez l'intention de migrer, y compris les types, les tailles et les autorisations d'accès des fichiers, afin de déterminer l'étendue de la migration.
Communiquez, communiquez, communiquez! On ne saurait trop insister sur la nécessité de tenir la base d'utilisateurs informée de ce qui change et de la manière dont cela change. Informez tous les utilisateurs de la migration à venir, y compris de la chronologie prévue et des instructions éventuelles. Fournissez des instructions claires sur les changements qu'ils pourraient avoir à effectuer une fois la migration terminée.
Préparez et Configurez SharePoint
La préparation et la configuration de SharePoint avant la migration permettent de minimiser les risques de problèmes au cours de la migration. Vérifiez que vous disposez des autorisations nécessaires pour accéder et migrer toutes les données dans SharePoint et OneDrive, car si vous ne pouvez pas les voir, vous ne pouvez pas les migrer.
Idéalement, vous devriez connecter un compte avec un accès administratif, car vous aurez besoin d'un accès administrateur pour chaque site contenant les fichiers et les dossiers que vous souhaitez migrer. Si votre administrateur SharePoint n'est pas en mesure de le faire ou ne veut pas accorder ce niveau d'accès, vous aurez besoin de la coopération des administrateurs pour accorder un accès temporaire d'une manière ou d'une autre pour la migration.
Une autre bonne pratique consiste à organiser vos données SharePoint et OneDrive dans une structure logique. Cela facilitera l'adaptation à la structure de Google Drive. Une chose à garder en tête au cours de ce processus est la gestion de versions. Décidez le plus tôt possible si vous souhaitez conserver toutes les versions ou uniquement la dernière version de chaque fichier, car si vous ne le faites pas, vous obtiendrez des données incohérentes.
Préparez et Configurez Google Drive
Comme pour SharePoint, la préparation de Google Drive à l'avance facilitera la migration. Planifiez la structure de vos dossiers de manière à refléter la structure de SharePoint/OneDrive, et envisagez d'utiliser les Drive partagés de Google pour le contenu collaboratif et d'équipe.
Avec certains outils de migration, vous pouvez mapper une structure de dossiers directement sur la nouvelle plateforme (par exemple, à l'aide d'un fichier CSV contenant les mappages de dossiers et du répertoire de base). Vous pouvez également migrer les autorisations d'accès. Si ce n'est pas possible, créez un fichier CSV qui documente les autorisations en vigueur dans l'ancien environnement afin de pouvoir les mapper correctement dans Google Drive. N'oubliez pas que SharePoint et Google Drive gèrent les autorisations différemment. Veillez donc à bien comprendre ces différences ou à choisir un outil de migration qui les prend en charge.
Google Workspace propose deux types de Drive : les Drive personnels et les Drive partagés. Les Drive personnels sont propres à chaque compte et devraient être utilisés pour les documents personnels de chaque utilisateur. Alors que les fichiers des Drive personnels peuvent être partagés, les Drive partagés sont conçus pour la collaboration et sont similaires à un "dossier d'équipe" de OneDrive ou à une bibliothèque de document d'un site SharePoint.
Avec les Drive partagés, c'est l'organisation qui est propriétaire du fichier, et non un utilisateur en particulier. Google Workspace permet à un utilisateur de faire partie de 30 000 Drive partagés. N'hésitez donc pas à les utiliser généreusement, mais gardez en tête qu'un maximum de 400 000 objets est autorisé par Drive partagé et qu'un maximum de 20 niveaux de dossiers imbriqués est possible.
Démarrez la migration des données
Le choix d'un outil de migration de données approprié est une partie essentielle du processus de migration des données. Idéalement, l'outil que vous choisirez sera doté de fonctions permettant de réconcilier certaines des différences entre SharePoint et Google Drive afin de simplifier le travail manuel nécessaire.
Lorsque vous évaluez les outils, essayez d'effectuer des tests de migration pour valider la faisabilité de votre plan. Les tests de migration vous montreront les capacités de l'outil et identifieront des problèmes potentiels. Lors des tests, essayez de faire correspondre tout ce qui sera migré lors de la migration principale. Par exemple, si vous migrez des autorisations, créez quelques dossiers avec des autorisations et migrez-les pour vous assurer que le résultat final correspond à vos attentes.
Une fois l'outil testé, passez à la migration proprement dite. Si l'outil le permet, envisagez d'utiliser une stratégie de migration incrémentale pour minimiser les temps d'arrêt et les pertes de données. Les migrations incrémentielles déplacent des groupes de dossiers jusqu'à ce que tout soit transféré, alors qu'une migration en bloc déplace l'ensemble de l'organisation en une seule fois. Les migrations incrémentales sont plus courtes, nécessitent moins de temps d'arrêt et sont globalement moins risquées.
Surveillez et Validez
Pendant la migration, surveillez la progression en gardant un œil sur l'état et les fichiers journaux. Soyez à l'affût des erreurs ou des avertissements, ainsi que de toute autre fonction de surveillance proposée par l'outil de migration. Réglez tout problème dès que possible afin d'éviter de corrompre le lot déplacé.
Une fois que les fichiers commencent à arriver dans Google Drive, vérifiez l'intégrité des fichiers migrés en les comparant aux données sources. Vérifiez s'il manque des fichiers, si les autorisations sont incorrectes et si les métadonnées sont appropriées. La détection rapide des incohérences peut éviter des problèmes ultérieurs, en particulier si des ajustements doivent être apportés aux paramètres de migration pour s'assurer que tout arrive correctement.
Tâches post-migration
Une fois que les fichiers ont été migrés et qu'ils sont arrivés comme prévu, exécutez des migrations Delta si l'outil les prend en charge afin de migrer les fichiers récemment mis à jour. Certains outils permettent d'effectuer des migrations Delta des données uniquement, ou des données et des autorisations associées.
Lorsque vous vérifiez que les fichiers ont migré correctement, vérifiez également les autorisations et les autres métadonnées. Si les autorisations ont été modifiées dans le cadre du processus, assurez-vous que les nouvelles autorisations dans Google Drive sont correctes et que tous les utilisateurs ont un accès approprié aux fichiers et aux dossiers.
Il est possible que des fichiers inutiles ou dupliqués soient créés lors d'une migration. Veillez à les supprimer une fois le processus terminé. Bien que ces fichiers soient généralement minimes, ils peuvent arriver lorsque les structures ou les noms des fichiers sont modifiés pendant la migration, ce qu'une migration delta identifie comme des changements et déplace le fichier une deuxième fois, créant ainsi un doublon.
Lorsque vous avez confirmé que les fichiers de Google Drive sont prêts à être utilisés et que vous prévoyez de fermer le compte SharePoint, il est recommandé de conserver les fichiers dans SharePoint pendant au moins 30 jours, ou selon ce qui est approprié pour les cycles de travail de votre organisation.
Dépannage et Conseils
Bien qu'il soit impossible d'envisager toutes les possibilités susceptibles d'entraîner des retards ou des échecs de migration, les conseils suivants vous permettront de minimiser les risques d'échec
- Formez les utilisateurs à l'utilisation de Google Drive. Idéalement, cette partie du projet de migration devrait se dérouler en même temps que la migration des données, mais si ce n'est pas le cas, formez les utilisateurs à l'utilisation efficace de Google Drive, en particulier si l'interface et les fonctionnalités sont différentes de celles de SharePoint. Il est plus que probable que les processus seront différents en raison des différences entre SharePoint et Google Drive, et une formation adéquate des utilisateurs peut contribuer à assurer une transition en douceur.
- Gestion des erreurs. Soyez prêt à traiter rapidement les erreurs et les problèmes. Les problèmes les plus courants sont les erreurs d'autorisation, les conflits de noms de fichiers, la lenteur du transfert de fichiers volumineux ou les fichiers corrompus. Vous devrez être prêt à résoudre ces problèmes courants.
- Considérations relatives à la bande passante. Assurez-vous que la bande passante de votre réseau est suffisante pour la migration de données, en particulier pour les grandes migrations. Il s'agit d'un aspect souvent négligé dans tout scénario de migration de fichiers, mais qui peut avoir un impact considérable sur la vitesse de la migration. Le trafic supplémentaire peut accroître la pression sur les systèmes existants, ce qui devra être pris en compte pour minimiser l'impact sur l'ensemble de l'organisation.
- Types de fichiers. Soyez attentif aux types de fichiers qui peuvent ne pas être entièrement compatibles avec Google Drive. La plupart des documents de la Suite Office ont un équivalent Google, et Google peut travailler avec de nombreux documents de la Suite Office sans problème. Toutefois, certains types de fichiers peuvent nécessiter une conversion ou des applications supplémentaires en dehors de Google, ce qu'il convient de prévoir à l'avance.
- Surveillance et alertes. Mettez en place une surveillance et des alertes pour détecter et traiter les problèmes en temps réel pendant la migration. Cela devrait également être planifié à l'avance et traité avec toutes les équipes supplémentaires susceptibles d'être affectées (ex. réseau et infrastructure, équipe de gestion du Cloud, etc.)
- Documentation. Conservez une documentation détaillée du processus de migration, y compris les configurations du projet (les changements ainsi que l'exécution finale), les paramètres et toutes les modifications apportées. Incluez tous les formulaires ou données supplémentaires qui ont été utilisés dans le processus de prise de décision, en particulier ceux qui concernent les changements dans les autorisations et les flux de travail des utilisateurs.
Rendez vos migrations de SharePoint vers Google Drive simples et sans stres
Bien qu'il existe de nombreuses différences entre les plateformes, les migrations de SharePoint vers Google Drive n’ont pas besoin d’être complexes. En suivant ces bonnes pratiques, vous pouvez migrer avec succès les données d'Office 365 SharePoint/OneDrive vers Google Drive tout en minimisant les interruptions et les pertes de données.
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